Datenschutzbestimmungen

Datenschutzerklärung der Incentro Nederland B.V.

Zuletzt geändert am: 10. April 2020

Der Schutz Ihrer Daten ist für Incentro Nederland B.V. von großer Bedeutung. Deshalb halten wir uns an die gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Das bedeutet zum Beispiel, dass wir Ihre Daten sicher aufbewahren. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir insbesondere, welche Daten auf der Website von Incentro (www.incentro.com) erhoben werden, wie wir die Daten verarbeiten und wie wir mit den Daten sorgfältig umgehen.

Unternehmensdaten

  • Name des Unternehmens: Incentro Nederland B.V.
  • Website: www.incentro.com
  • Handelsregisternummer bei der niederländischen Handelskammer: 27262898 USt-IdNr.: NL812583784B01

Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, deren personenbezogene Daten Incentro im Rahmen ihrer Dienstleistungen verarbeitet. Außerdem gilt sie für alle Aktivitäten und Websites, die unter die Incentro Nederland B.V. fallen. careers.incentro.com www.safehub.nl www.segona.io www.maildoodler.com www.hangoutsmeet.nl

Welche Daten verarbeitet Incentro?

Wir speichern und verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die notwendig sind, um unsere Websitebesucher und Kunden bestmöglich mit unserem Produkt- und Dienstleistungsangebot zu unterstützen. Dabei handelt es sich um den Namen, die Kontaktdaten, die IP-Adresse, Ihr geäußertes Interesse an an unserer r Website und die Kommunikation zwischen Ihnen und Incentro.

Personenbezogene Daten, die Einblick in die Nutzung unserer Website oder anderer elektronischer Kommunikationsmittel zu geben: Daten über Ihre Nutzung unserer Website(s). Dabei handelt es sich um Daten über die Interessen, die Sie während Ihres Besuchs der Website gezeigt haben, und darüber, wie Sie die Website genutzt haben, welche Seiten Sie besucht haben oder wie Sie auf der Website navigieren.

Ihre Interaktion mit unserem Newsletter und geschäftlichen E-Mail. Dabei geht es um das Öffnen der E-Mail, aber oder auch das Klickverhalten in einer E-Mail. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn die Datenverarbeitung für einen der folgenden Zwecke erforderlich ist:

a. die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags; b. die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht; c. die Wahrung unserer berechtigten Interesse oder eines Dritten (es sei denn, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen diese Interessen); d. Sie haben bei der Erhebung der Daten die Einwilligung zu deren Verarbeitung erteilt.

Wie erhält Incentro Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erhalten personenbezogene Daten auf unterschiedlicher Weise:

Erhalt personenbezogener Daten über Online-Formulare

Kontaktformular

Auf unseren Websites können Sie durch das Ausfüllen von Kontaktformularen Kontakt zu uns aufnehmen, zusätzlichen Content herunterladen, sich für Neuigkeiten und Updates anmelden oder registrieren oder sich für Veranstaltungen anmelden. Dazu verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und in einigen Fällen Ihren Namen und Ihre Anschrift oder ergänzende Informationen über Ihre derzeitige Beschäftigung.

Das Speichern dieser Daten in unserer Kundendatei ist eine wichtige Verarbeitungstätigkeit, um Sie weiter bedienen zu können. Wir benötigen diese Daten, um uns auf Ihre Anfrage hin mit Ihnen in Verbindung setzen zu können und um Ihnen künftig persönliche und wichtige Informationen zuzusenden.

Bewerbungsformular

Auf unseren Websites können Sie sich mittels eines Formulars auf eine Stelle bewerben. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bitten wir Sie, uns Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten mitzuteilen und uns Ihren Lebenslauf und Ihr Bewerbungsschreiben zu übermitteln. Sie können uns auch ergänzende Unterlagen wie Passfoto, Zeugnisse, Befähigungsnachweise oder Notenübersichten zusenden. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann, um beurteilen zu können, ob Sie für die Stelle geeignet sind. Sind Sie für die Stelle nicht geeignet, löschen wir Ihre Daten innerhalb eines Monats nach der Ablehnung, es sei denn, dass Sie Ihre Einwilligung zu einer längeren Aufbewahrung Ihrer Daten erteilen.

Erhalt personenbezogener Daten über Offline-Kanäle

Incentro organisiert unterschiedliche Veranstaltungen und Schulungen, bei denen regelmäßig personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Visitenkarten, ausgetauscht werden met dem Ziel, Sienach der jeweiligen Veranstaltung oder Schulung zu kontaktieren.

Das Speichern dieser Daten in unserer Kundendatei ist eine wichtige Verarbeitungstätigkeit, um Sie weiter bedienen zu können. Wir benötigen diese Daten, um uns auf Ihre Anfrage hin mit Ihnen in Verbindung setzen zu können und um Ihnen künftig persönliche und wichtige Informationen zuzusenden.

Bei der Eingabe Ihrer Daten werden Sie auf unsere Vorgehensweise hingewiesen. Dazu erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu dieser Datenschutzerklärung.

Erhalt personenbezogener Daten per E-Mail

Täglich pflegen unsere Kollegen verschiedene Kontakte per E-Mail. Auf diese Weise erhalten wir personenbezogene Daten, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Informationen über Ihre/-n Arbeitgeber/-in und Ihre Beschäftigung sowie Informationen, die in den E-Mail-Nachrichten übermittelt werden.

Das Speichern einiger dieser Daten in unserer Kundendatei ist eine wichtige Verarbeitungstätigkeit, um Sie weiter bedienen zu können. Wir benötigen diese Daten, um Ihre Fragen beantworten zu können und um Ihnen künftig persönliche und wichtige Informationen zuzusenden.

Bei der Eingabe Ihrer Daten werden Sie auf unsere Vorgehensweise hingewiesen. Dazu erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu dieser Datenschutzerklärung.

Mailings

Wir versenden mehrere Arten von Mailings, mit denen wir Sie über Schulungen, Veranstaltungen und/oder über unsere Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden halten. Sie können selbst wählen, welche Mailings Sie erhalten möchten. Für den Versand dieser Mailings verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse. Sie können sich jederzeit von den Mailings abmelden. Nutzen Sie dazu den entsprechenden Link in dem Mailing.

Erhalt personenbezogener Daten über Dritte

Um eine gutes Kundenbild zu schaffen und unsere Dienstleistungen zu verbessern, nutzen wir Informationen, die Facebook, LinkedIn und DoubleClick uns übermitteln. Diese Dritten stellen uns Informationen über Besucher bereit, die unsere Website besuchen, indem sie auf eine Anzeige klicken. Diese Informationen helfen uns dabei, unsere Website und Dienstleistungen noch besser auf die Interessen unserer Besucher abzustimmen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf der Website dieser Dritten.

Zugriff auf personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind bei Incentro nur für autorisierten Personen zugänglich. Je nachdem, welche personenbezogenen Daten verwendet werden, werden Gruppen autorisierter Personen bestimmt.

Den Gruppen gehören unsere Verkaufs- und Marketingfachkräfte an. Darüber hinaus beschäftigen sich auch Analysten, Entwickler und Officemanager mit den Daten. Unsere Verkaufsabteilung hat Zugriff auf relevante Daten über Kunden, geführten Schriftwechsel und Verkaufsabsprachen, um die Dienstleistungen optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Für unsere Marketingabteilung ist es notwendig, das gezeigte Interesse unserer Websitebesucher und Kontakte von Offline-Kanälen einzusehen sind.. Außerdem können Analysten unterschiedlichste Arten von Daten einsehen, um unsere Dienstleistungen zu verbessern. Die Officemanager benötigen personenbezogene Daten für Rechnungstellung und Buchhaltung.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur in folgenden Situationen an Dritte weiter:

Dritte, die Dienstleistungen für uns erbringen

Wir teilen Informationen mit Geschäftspartnern und Lieferanten, die für uns Dienstleistungen erbringen. Dazu gehören beispielsweise Unternehmen, die folgende Dienstleistungen erbringen:

Durchführung von Analysen zur Feststellung gezeigter Interessen und aufgetretener Probleme auf unserer Website. Pflege eines Kundenbeziehungssystems zur Erfassung und Pflege der Kontaktdaten und der Kommunikation zwischen Incentro und ihrer Kundschaft. Buchführung zur Verwaltung hinsichtlich Rechnungen und Personal. Um die Personalanwerbung reibungslos verlaufen zu lassen, wurde ein Instrument für die Verwaltung der Bewerbungen und die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern eingerichtet. Für unsere Kommunikation haben wir Vereinbarungen getroffen, sodass E-Mail-Verkehr und Ansprechpartner gespeichert werden. Wir haben mit diesen Dritten Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. In diesen Auftragsverarbeitungsverträgen ist genau festgehalten, welche Daten gespeichert und verarbeitet werden. Außerdem lassen wir nicht zu, dass unsere Partner und Lieferanten Ihre Daten mit anderen Dritten teilen.

Gesetzliche Pflicht zum Schutz unserer Rechte

Wir können Ihre Daten weitergeben, um eine Klage zu erwidern oder einer richterlichen Anordnung nachzukommen, oder wenn wir von einer Aufsichts- oder Ermittlungsbehörde dazu aufgefordert werden. Wir können diese Daten auch weitergeben, wenn dies aus unserer Sicht notwendig ist, um illegale Aktivitäten, wie Betrug oder Missbrauch, zu untersuchen oder zu verhindern.

Verkauf des Unternehmens

Ihre personenbezogenen Daten können als Vermögenswerte angesehen werden. Wenn Incentro mit einer Insolvenz, Verschmelzung, Übernahme, Reorganisation oder dem Verkauf von Vermögenswerten konfrontiert wird, können unsere Vermögenswerte einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Transaktion an einen Dritten verkauft und übertragen werden.

Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten auf jeden Fall nur so lange auf, wie es für die Verarbeitung für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, notwendig ist. In unserem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist 2 Jahre ab dem letzten Kontakt oder die letztmalig geäußerte Interesse an unseren Produkten oder Dienstleistungen. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nach diesem Zeitraum löschen.

Personenbezogene Daten von Bewerbern werden maximal 4 Wochen nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt. Wenn Sie darin eingewilligt haben, können wir diese Daten bis zu einem Jahr aufbewahren, da möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt noch eine geeignete Stelle für Sie frei werden kann.

Steuerlich relevante Daten, wie unsere Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, müssen wir aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 7 Jahre aufbewahren. Verträge können im Zusammenhang mit der Verjährungsfrist etwaiger Ansprüche bis 20 Jahre nach ihrer Beendigung aufbewahrt werden.

Schutz der Daten

Wir haben die notwendigen Sicherheitsmassnahemen getroffen, um, Löschung, Verlust, Änderung, unerlaubtem Zugang oder unerlaubter Weitergabe von personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu verhindern. Zu diesem Zweck haben wir einen Sicherheitsbeauftragten eingestellt, der in unserem Unternehmen mit der Informationssicherheit betraut ist. Außerdem sind wir nach ISO 27001 zertifiziert. ISO 27001 ist eine internationale Norm für Informationssicherheit.

Ihre Rechte

Nach den gesetzlichen Vorschriften haben Sie auf entsprechenden Antrag das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung und Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Außerdem haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen, und unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung darüber hinaus jederzeit widerrufen. Dies beeinträchtigt jedoch in keiner Weise die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf.

Möchten Sie Ihre Rechte in Anspruch nehmen, so setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Unsere Kontaktdaten finden Sie weiter unten in dieser Datenschutzerklärung.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihren Antrag von der bei uns bekannten E-Mail-Adresse senden, damit wir wissen, wer Sie sind, und damit wir Zugang zu den richtigen Daten gewähren, sie ändern oder löschen können.

Wir nehmen innerhalb eines Monats inhaltlich zu Ihrem Antrag Stellung, sofern Ihr Antrag nicht offensichtlich unbegründet oder unangemessen ist.

Cookies

Auf unseren Websites zeigen wir Cookie-Hinweise, in denen um die Zustimmung zum Setzen von Tracking-Cookies gebeten wird. Mit Ihrer Zustimmung haben wir ein besseres Bild von, wer unsere Website besucht und wie sie genutzt wird. Dies ermöglicht uns um, anhand der von Ihnen besuchten Seiten, der Zeiten Ihrer Besuche und der Kontaktmomente, ein Profil Ihrer Interessen zu erstellen. Damit können wir unsere Website und unsere Dienstleistungen verbessern.

Wir speichern die Cookies ein Jahr. Sie werden für die Erfassung der Zustimmung zum Setzen von Cookies und zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Website gesetzt. Ferner werden von Google Analytics, Hubspot, Hotjar, Recruitee, Facebook, Google Ads und Doubleclick Cookies gesetzt. Auch LinkedIn setzt Cookies. Diese werden zwei Jahre gespeichert.

Im Zusammenhang mit den Google-Analytics-Cookies haben wir Absprachen über den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen. In diesem Rahmen haben wir uns auch dafür entschieden, die letzten acht Ziffern Ihrer IP-Adresse unkenntlich zu machen. (Das machen wir nur, wenn Sie auf careers.incentro.com keine Zustimmung erteilen.)

Unsere Kontaktdaten

Haben Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, möchten Sie die Daten ändern oder zu dieser Datenschutzerklärung Stellung nehmen? Dann schreiben Sie uns an die folgende E-Mail-Adresse: gdpr@incentro.com. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Nachricht von der bei uns bekannten E-Mail-Adresse versenden. Ferner haben Sie das Recht, bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) Beschwerde einzureichen.

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden. Die Änderungen werden zu gegebener Zeit hier veröffentlicht.