"“De Google technologie indexeert de documenten automatisch en haalt de relevantie voor een zoekopdracht uit het document zelf. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit van het resultaat hoog is en de impact op de interne organisatie minimaal.“ —Marcel Visser, Corporate Project manager Services bij UNIT4
Branche: Zakelijke dienstverlening
Tools: Google Search Appliance
Resultaat: De UNIT4 Knowledge Portal maakt relevante informatie breed toegankelijk binnen de wereldwijde organisatie. Dit stelt medewerkers in staat klanten sneller en beter van dienst te zien, bovendien zijn nieuwe Unit4 consultants dankzij deze verbeterde informatievoorziening sneller inzetbaar.
Aanleiding
Met vestigingen in meer dan twintig landen over de gehele wereld is het voor Unit4 een uitdaging om de synergie en samenwerking effectief te ondersteunen. Efficiënte uitwisseling van de beschikbare kennis binnen de gehele organisatie is cruciaal in dat proces. Na een oriëntatie naar de aard en het gebruik van kennissystemen bleek dat er op de verschillende vestigingen heel veel informatie wordt opgeslagen. Dit gebeurt in verschillende vormen en systemen, zoals SharePoint of Fileshares. Visser: “Hoewel de kennis lokaal vaak goed toegankelijk is, was ontsluiting voor andere vestigingen vrij lastig. UNIT4 is de afgelopen jaren sterk gegroeid en vestigingen hadden beperkte toegang tot elkaars kennisdatabases."
Doel
Visser: “Het ontbrak aan een eenduidige structuur. De kennissystemen waren wel open, maar informatie vinden was lastig en kostte relatief veel tijd. Om dat sneller, efficiënter en gebruikersvriendelijk mogelijk te maken, is krachtige zoekfunctionaliteit onmisbaar."
Aanpak
In de zoektocht naar een oplossing kwam de Google Search Appliance (GSA) als beste naar voren. De Google technologie indexeert de documenten automatisch en haalt derelevantie voor een zoekopdracht uit het document zelf. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit van het resultaat hoog is en de impact op de interne organisatie minimaal. Incentro heeft eerst een haalbaarheidsstudie uitgevoerd om de omvang van de SharePoint- en Fileshare-omgeving, het aantal documenten en de locaties te bepalen. Dit was nodig om de uiteindelijke kosteninschatting en planning te maken. Het project is gestart met een heldere scope. De focus lag in eerste instantie bij het ontsluiten van de informatie rond het vlaggenschip onder de Unit4 producten. Vervolgens zijn de functionele gebieden consultancy en projectmanagement daaraan gekoppeld. Geografisch zijn we gestart met de implementatie in Zweden, Noorwegen, de Benelux, het Verenigd Koninkrijk en Noorwegen. Inmiddels zijn alle andere landen eveneens aangesloten en is de tweede fase van het project succesvol afgerond.
Resultaat
De GSA is onderdeel van de UNIT4 Knowledge Portal. Deze portal is het single point of entry voor kennis van consultants en supportmedewerkers. Om de waarde van de informatie optimaal te benutten, wilden we meer dan alleen zoekfunctionaliteit aanbieden. Snelle toegang tot relevante informatie is belangrijk, maar we wilden ook de kwaliteit van de zoekresultaten vastleggen. Daarom heeft Incentro op basis van de GSA ook een ratingsysteem ontwikkeld. Gebruikers kunnen zo de kwaliteit van de gevonden informatie beoordelen. Dit vergemakkelijkt het zoeken voor andere medewerkers. Bovendien stelt het ons in staat om op specifieke onderwerpen een top 10 van relevante documenten op te stellen en deze gegevens gericht aan te bieden aan specifieke medewerkers. Een andere optie is de people finder. Vanuit zoekresultaten kunnen medewerkers direct contact leggen met de auteur van een specifiek document om meer uitleg te vragen. Deze aanpak versnelt niet alleen het zoekproces, maar leidt dus ook tot kwalitatief betere resultaten. Daarnaast is het nu ook mogelijk om direct contactgegevens van iedere medewerker binnen Unit4 te vinden, geïntegreerd in het Knowledge Portal. De kracht van de nieuwe portal met de Google Search Appliance werd meteen na de introductie duidelijk. Een Unit4 medewerker zocht voor een RFP internationale informatie over onze ervaringen in een specifieke sector en had binnen een half uur toegang tot alle benodigde informatie. In de oude situatie had het een paar dagen mailen en bellen gekost om hetzelfde doel te bereiken. Dit praktijkvoorbeeld onderstreept dat de GSA effectieve ondersteuning biedt voor de synergie, samenwerking en kennisdeling binnen UNIT4.