Aanleiding

Verwerking van documenten kan efficiënter en effectiever. Het College van B&W van de gemeente Amsterdam heeft opdracht gegeven voor het invoeren van digitaal werken: een digitale werkwijze en digitaal archief bij de Bestuursdienst Amsterdam. Binnen de bestuursdienst werd dit wel verwoord als ‘al het papier is kladpapier’.  

Doel

De doelstelling is het digitaliseren van de bestuursdienst. Dit kan worden samengebracht in vijf speerpunten: 

  • Kennisdeling: toegang tot alle documenten en adequate zoekfunctie;
  • Kennisborging: systematische ordening en archivering van documenten;
  • Eénduidigheid: inzicht in status en in versies;
  • Compleetheid: systematische ordening en archivering van alle dossiers en documenten;
  • Efficiëntie: alle documenten bij elkaar.

Aanpak

Om de doelstellingen te realiseren is gekozen voor een aanpak in drie fasen: de ontwikkeling aan de hand van een proeftuin, een beperkte uitrol in de vorm van een pilot en de verdere uitrol binnen de dienst. De doelstelling van de eerste fase is het concretiseren van de visie op digitaal werken. Dit is gedaan op basis van use cases. Omdat voor een aanpak is gekozen op basis van een proeftuin zijn de use cases op basis van de ervaringen uit de proeftuin steeds verder uitgewerkt. Tijdens de proeftuin is gebleken dat Alfresco een zeer geschikt product is voor een dergelijke aanpak. Na de eerste fase werd een pilot gestart bij één van de zes directies van de bestuursdienst. Na de evaluatie van deze fase is in fase drie gekozen voor een gefaseerde uitrol van de overige directies.

Resultaat

Uit de gebruikersevaluatie is gebleken dat er geen verschil is met het werken met documenten. Een kritieke succesfactor daarvoor is de naadloze integratie tussen Alfresco, Windows verkenner en Microsoft Offi ce. Verder is er meer grip op de informatiehuishouding en het archief. Er is een verbeterd inzicht in de nformatievoorziening door de introductie van een controle- en levenscyclus van zaakdossiers. Het resultaat is dat dossiers en documenten vanaf creatie worden beheerd. Hierdoor wordt tijd bespaard bij de overgang van het huidige werk naar het archief. Met de levenscyclus op zaakdossiers is voorkomen dat ze voor onbepaalde tijd opgeslagen blijven. Een zaak (bv. Behandeling van een vergunning) is namelijk eindig en kan na enige tijd worden gearchiveerd.